Das Wareneingangsdokument erfasst den Produkteingang im Lager, worin Bezeichnung, Menge und Lieferanten angegeben sind. Zugriffsrechte definieren, wer Dokumente bearbeiten darf: lesen, verarbeiten, buchen oder löschen.
Dieser Beitrag erläutert:
Öffnen Sie den Bereich CRM > Einstellungen > Zugriffsrechte für Bestandsverwaltung. Für die Arbeit mit dem Dokument können Mitarbeitern 5 Arten von Zugriffsrechten erteilt werden:
- Anzeigen – Zugriff nur auf das Anzeigen von Dokumenten. Der Mitarbeiter kann sie nicht bearbeiten oder verarbeiten. Das Recht ist nützlich, wenn lediglich die Lieferdaten überprüft werden sollen.
- Erstellen und Bearbeiten – Möglichkeit, neue Dokumente hinzuzufügen und Entwürfe zu bearbeiten. Das Recht wird in der Vorbereitungsphase des Dokuments verwendet, wenn die Abstimmung mit dem Lieferanten erfolgt.
- Bestandselemente verarbeiten – Das Recht erfasst den Eingang der Waren im Lager und wird Mitarbeitern erteilt, die für die Annahme und Überprüfung der erhaltenen Warenmenge zuständig sind.
- Verarbeitung abbrechen – Möglichkeit, verarbeitete Dokumente zu stornieren und die Lagerbestände in den vorherigen Zustand zurückzusetzen. Geeignet, wenn nachträglich Fehler korrigiert werden müssen.
- Bestandselement löschen – Das Recht ermöglicht das Löschen von Entwürfen und abgebrochenen Dokumenten. Relevant, wenn der Mitarbeiter für Ordnung im System sorgt und unnötige Einträge entfernt.
Anwendungsfall: Der Mitarbeiter erstellt die Lieferung, der Lagerist nimmt die Ware im Lager an. Beispiel: In einem Unternehmen vereinbaren die Mitarbeiter Lieferungen mit Lieferanten und erstellen Wareneingangsdokumente. Wenn die Ware im Lager eintrifft, nimmt der Lagerist sie an, überprüft die Menge und verarbeitet das Dokument.
Um ein solches Arbeitsszenario einzurichten, führen Sie zwei Schritte aus:
1. Erstellen Sie die Rolle „Mitarbeiter“ und aktivieren Sie die Zugriffsrechte Produktkatalog anzeigen, Bereich Bestandsverwaltung anzeigen und Lager anzeigen und auswählen. Für die Arbeit mit dem Dokument aktivieren Sie die Zugriffsrechte Anzeigen und Erstellen und Bearbeiten. Mitarbeiter können Lieferungen erstellen und Entwürfe von Wareneingangsdokumenten anlegen.
2. Erstellen Sie die Rolle „Lagerist“ und aktivieren Sie die Zugriffsrechte Produktkatalog anzeigen, Bereich Bestandsverwaltung anzeigen, Lager anzeigen und auswählen und wählen Sie nur die Lager, auf die der Zugriff benötigt wird. Für die Arbeit mit dem Dokument aktivieren Sie die Zugriffsrechte Anzeigen und Bestandselemente verarbeiten. Die anderen Zugriffsrechte können deaktiviert bleiben – der Mitarbeiter wird keine Dokumente ändern oder löschen, sondern nur vorbereitete Dokumente verarbeiten.
Nach der Einrichtung können Lageristen die vorbereiteten Dokumente öffnen, Waren annehmen und die Dokumente verarbeiten, um den Wareneingang im Lager zu erfassen. Damit wird die Verantwortung zwischen dem Mitarbeiter, der das Dokument erstellt, und dem Lageristen, der für die Annahme zuständig ist, klar getrennt.
